Office Manager pour Academic Work !

We are Academic Work!

L'aventure Academic Work a débuté avec un groupe d’amis qui ont un jour eu l’idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination, concentration, travail d'équipe... ainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a jamais quitté l'entreprise, et fait partie de notre culture.

A propos du rôle

La responsabilité d'un Office Manager chez Academic Work est de soutenir de manière proactive le directeur tout en étant en charge du bon fonctionnement du bureau et du bien être de ses collègues. 

Nous recherchons la perle rare qui pourra remplacer notre Office Manager actuelle du 15 mars au 15 octobre 2021 lors de son congé maternité ! 

Descriptif des tâches

Administration

  • Gérer les invitations aux réunions, conférences et événements pour la direction et le bureau, réserver des salles et gérer l'agenda du directeur
  • Vérifier et envoyer les rapports d'heures pour vos collègues
  • Réservez voyages, hôtels et/ou des restaurants pour le directeur si nécessaire
  • Préparer et compiler les présentations pour la réunion hebdomadaire
  • Créer et collecter des sondages en ligne de manière régulière
  • Préparer et publier des textes sur l'intranet de la société
  • Produire une newsletter hebdomadaire pour les ventes
  • Commandez les bons et récompenses pour vos collègues
  • Compiler et vérifier les dépenses de la succursale
  • Participer aux réunions du Management et en rédiger les comptes rendus
  • Tâches et projets adhoc pour soutenir la Management Team 

Office Management

  • Administrer et mettre à jour la documenation du bureau 
  • Gestion globale de la bonne tenue du bureau, personne de contact pour les prestataires externes (entreprise de nettoyage, etc.)
  • Commande de mobilier et de f&b pour le bureau
  • Collecter le courrier et les colis
  • Être la personne de contact pour les demandes des collègues concernant le matériel

Projet et événement

  • Participer à la planification des événements du bureau 
  • Être responsable de différents projets et de toute la gestion des événements 

Nous recherchons

  • Une première expérience d'au moins 1 an au sein d'un rôle d'assistant/e, de planificateur/trice d'événements ou de gestionnaire de bureau.
  • Parfaite maîtrise du français oral et écrit, anglais courant
  • Bonnes connaissances et aptitude à travailler avec les outils Microsoft Office, en particulier Excel et PowerPoint.
  • Être apte à traiter des informations de manière professionnelle et privée
  • Expérience de la réalisation d'analyses ou / et de la responsabilité de son propre projet

Infos pratiques

Ville: Lausanne
Durée: Du 15 mars au 15 octobre 2021
Taux d'activité : 100%

Vous connaissez quelqu'un qui pourrait être intéressé ? Faites passer le mot !

Lausanne

Tour Bel-Air Lausanne
1003 Lausanne Itinéraire candidats@academicwork.ch +41 22 518 37 00 Voir page

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