Office Manager pour Academic Work Genève !

We are Academic Work!

L'aventure Academic Work a débuté avec un groupe d’amis qui ont un jour eu l’idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination, concentration, travail d'équipe... ainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a jamais quitté l'entreprise, et fait partie de notre culture.

A propos du rôle

La responsabilité d'un Office Manager chez Academic Work est de soutenir de manière proactive le directeur tout en étant en charge du bon fonctionnement du bureau et du bien être de ses collègues. 

Nous recherchons la perle rare qui pourra remplacer notre Office Manager actuelle à compter de la mi-juillet pour une durée de 6 mois lors de son congé maternité ! 

Office Management

  • S'assurer de la bonne tenue des bureaux: commande de matériel, suivi des demandes des collaborateurs, gestion des stocks de la cuisine (café, condiments, etc.)
  • Se positionner comme personne de contact pour les prestataires externes (sociétés de ménage, conciergerie, livraisons, ..)
  • Gérer la commande et la préparation du matériel pour les nouveaux collaborateurs
  • Gérer la restitution des outils de travail en cas de départ de collaborateurs et vérifier leur état 

Executive Assistant

  • Apporter votre assistance du Branch Manager du bureau de Genève, ainsi qu'aux membres de la Direction et des autres Team Managers
  • Etre garant de la bonne organisation et réservation des voyages (hôtels, vols, restaurants, etc.) de la Direction pour leurs déplacement professionnels
  • Aider le Branch Manager dans la création de présentations et l’élaboration de communications
  • Publier les communications internes sur l’intranet d’Academic Work
  • Préparer, assister et prendre les notes lors de réunions incluant les Managers et la Direction (2 fois par semaine)
  • Vérifier et envoyer les rapports d’heures mensuels des collaborateurs
  • Collecter les feedbacks des collaborateurs sur une plateforme d’évaluation du bien-être au travail et présenter les résultats au Branch Manager, répondre également aux remarques des collaborateurs
  • Vérifier les dépenses mensuelles et trimestrielles du bureau: s'assurer qu'elles correspondent aux prévisions et au respect du budget alloué 
  • Etre en charge des cadeaux de naissance ou de mariage (ou autre évènement marquant) des collaborateurs

Reception Manager

  • Gérer l'équipe de réceptionnistes constituée de cinq personnes
  • Mettre à jour leur planning et anticiper l'organisation 
  • Assurer les réunions mensuelles avec chaque réceptionniste pour réaliser un suivi

Evènementiel

  • Organiser les événement du bureau de Genève, mais également du pays (bureaux de Genève et Lausanne compris)
  • Gérer les relations avec les différentes agences, envoyer les demandes, comparer les offres et coordonner le tout jusqu'à la préparation le jour J


Taux d’occupation : 100%

Where : Genève


Prérequis pour le poste:

  • Vous avez une première expérience dans l’assistanat et/ou dans l’office management (maximum 2 ans)
  • Vous êtes dynamique et proactif/ve
  • Vous aimez le contact et rendre service
  • Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles
  • Vous avez un bon sens de la communication
  • Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité, on peut vous faire confiance ! 
  • Vous êtes polyvalent/e
  • Vous avez un bon niveau d’anglais (min. B2)

Vous connaissez quelqu'un qui pourrait être intéressé ? Faites passer le mot !

Genève

Rue des Deux-Ponts 14
1205 Genève Itinéraire candidats@academicwork.ch +41 22 518 37 00 Voir page

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