We are Academic Work !

L'aventure Academic Work a débuté avec un groupe d’amis qui ont un jour eu l’idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination, concentration, travail d'équipe ainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a jamais quitté l'entreprise, et fait partie de notre culture.

A propos du rôle

L’ Office Manager est responsable du bon fonctionnement du bureau, de l’organisation des événements et de soutenir de manière proactive l’équipe de direction du bureau.

Office Management

• Être responsable de la bonne tenue des bureaux : bonne organisation des espaces communs, responsable des commandes, suivi des demandes collaborateurs, gestion des stocks disponibilités des consommables, mise en place
• Se positionner comme personne de contact pour les prestataires externes (sociétés de ménage, conciergerie, livraisons, etc)
• Gérer la commande et la préparation du matériel pour les nouveaux collaborateurs
• Gérer la restitution des outils de travail en cas de départ de collaborateurs et vérifier leur état
• Être le point de relais pour les questions IT

Branch Manager Assistant

• Apporter votre assistance au Branch Manager du bureau de Genève, ainsi qu'aux Team Managers du Branch
• Être garant de la bonne organisation et réservation des voyages (hôtels, vols, restaurants, etc.) de la Branch de Genève
• En charge de la bonne préparation des présentations hebdomadaires, et supporter le Branch Manager dans l’élaboration des communications
• Publier les communications internes sur l’intranet d’Academic Work
• Préparer, assister et prendre les notes lors de réunions incluant les Team Managers
• Vérifier et envoyer les rapports d’heures mensuels des collaborateurs
• Collecter les feedbacks des collaborateurs sur une plateforme d’évaluation du bien-être au travail
• Vérifier les dépenses mensuelles et trimestrielles du bureau: s'assurer qu'elles correspondent aux prévisions et au respect du budget alloué
• Etre en charge des cadeaux de naissance ou de mariage (ou autre évènement marquant) des collaborateurs

Evènementiel

• Organiser les événements du bureau de Genève : élaboration, planification logistique et exécution 
  
• Gérer les relations avec les différentes agences, envoyer les demandes, comparer les offres et coordonner le tout jusqu'à la préparation le jour J

Taux d’occupation : 100%

Where : Genève

Prérequis pour le poste

• Vous avez le sens du service
• Vous êtes une personne positive avec un forte aisance sociale. On dit de vous que vous êtes optimiste !
• Vous avez une première expérience en entreprise
• Vous êtes capable de travailler sur plusieurs projets en simultanés
• Vous êtes dynamique et proactif/ve
• Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l’aise avec la création de support (Power Point, Excel, Microsoft Teams…)
• Vous avez un bon sens de la communication
• Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité, on peut vous faire confiance!
• Vous avez un bon niveau d’anglais (min. B2)