Tu es motivé·e par un quotidien rythmé, jamais figé ? Tu es la personne qu’on appelle quand il faut organiser, débloquer ou arranger les choses ?
Tu es disponible à 40 % et prêt·e à être au cœur de la vie d’un bureau dynamique ? Alors ce rôle pourrait bien être le tien 👇

A propos du rôle

Chez Academic Work, nous accompagnons depuis plus de 15 ans les étudiant·es et jeunes professionnel·les dans leur carrière. Ce qui nous distingue ? Une culture d’entreprise forte et un engagement sans faille de nos collaborateurs. 

Et c’est là que tu entres en jeu : nous recherchons un Office coordinator à 40% pour accompagner la vie quotidienne de notre bureau lausannois. 

Dans ce rôle, tu es le point de contact central du bureau : tu fais en sorte que tout marche – de la machine à café aux présentations pour le Branch Manager. Tu es à la fois chef-fe d’orchestre logistique et problem solver du quotidien – en bref, la personne sans qui le bureau ne tournerait pas aussi bien.

Tâches

• Gérer l’organisation du bureau : commandes de fournitures, demandes internes (matériel, IT), suivi des consommables, installation des postes de travail
• Être l’interlocuteur·trice des prestataires externes (nettoyage, conciergerie, livraisons, etc.)
• Créer des présentations hebdomadaires et soutenir le Branch Manager dans la diffusion des communications
• Participer à la conception et à la logistique des événements internes (des apéritifs hebdomadaires à la Christmas party)
• Gérer les dépenses liées à l’office management et assurer la coordination avec l’équipe Finance
• Suivre et traiter les appels ainsi que les e-mails de contact / info

Nous cherchons

• Étudiant·e inscrit·e pour encore au moins 12 mois
• Organisé·e, réactif·ve, avec un vrai sens du service
• Positif·ve et communicatif·ve, tu contribues naturellement à une bonne ambiance de travail
• À l’aise avec Office 365 (PowerPoint, Excel, Teams)
• Fluent en français, avec un bon niveau d’anglais (C1)
• Disponible à 40 % (4 shifts par semaine) avec présence obligatoire les lundi (à choix AM ou PM), mardis (à choix AM ou PM) et le jeudi après-midi, plus un shift supplémentaire au choix entre les jours déjà mentionnés
• Flexible jusqu’à 50 % sur certaines périodes (fin mars par exemple)
• Motivé·e à participer aux événements marquants de la Branch (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Autres informations

Localisation: Lausanne

Date de début: dès que possible, idéalement le 8 ou 15 septembre

Durée: contrat à durée indéterminée, temps partiel, 40%