Chez Academic Work, notre mission depuis plus de 25 ans est simple : connecter les talents en début de carrière aux entreprises qui recherchent leur futur potentiel.

Notre équipe de 65 collaborateurs, répartie entre Genève, Lausanne et Zürich, accompagne chaque mois plus de 350 consultants en mission. Ce qui nous distingue ? Une culture forte, des valeurs vécues au quotidien et des événements internes qui font vraiment la différence. 

Et c’est là que tu entres en scène...

Nous sommes à la recherche d'un/e Executive assistant à 70% pour épauler pendant quelques mois notre Managing Director et son équipe de management au quotidien dans le cadre d’un remplacement congé maternité.

Ton futur rôle

En tant qu’Executive Assistant, tu deviendras le point d’ancrage de notre management team :

• Tu coordonnes et organises nos événements phares (Awards, voyages, conférences, etc.)
• Tu soutiens le Managing Director et la management team dans leur quotidien : gestion d’agendas, suivi administratif, réservations de business trips, préparation de présentations, budgets et reporting
• Tu prends en charge des projets transverses et tu es un soutien pour les Office Coordinators de nos trois Branch (Genève, Lausanne et Zürich)
• Tu fais rayonner notre culture en apportant une touche créative et qualitative dans tout ce que tu touches : du choix des lieux d’événements aux supports de communication internes
• Tu incarnes la confidentialité et la discrétion dans la gestion d’informations sensibles

Bref, tu assures la fluidité et la qualité de tout ce qui permet à notre Management team d’avancer.

Ce que nous cherchons

Nous recherchons une personne qui combine créativité et rigueur, capable de jongler entre tâches stratégiques et administratives avec la même exigence. 

• Expérience dans l’organisation d’événements (hospitality ou événementiel, un vrai plus)
• Excellente maîtrise des outils IT (Excel, PowerPoint)
• Français courant et très bonne maîtrise de l’anglais (C1)
• Sens du détail, proactivité, fiabilité, et capacité à gérer des pics de pression 
• Communication claire et assertive : tu sais dire les choses, challenger intelligemment, et inspirer confiance
• Confidentialité et intégrité à toute épreuve

Informations pratiques

• Localisation : Genève (avec déplacements ponctuels sur Lausanne et Zürich)
• Durée : CDD (remplacement congé maternité, disponible pendant environ 9 mois)
• Démarrage : dès que possible
• Taux d’occupation : 70%